Novo prazo de guarda dos XMLs fiscais: agora são 11 anos

A partir de 1º de maio de 2025, uma mudança importante entra em vigor para empresas de todo o país: o prazo de armazenamento dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos foi ampliado para 11 anos (ou 132 meses). Essa alteração foi estabelecida pelo Ajuste SINIEF nº 2/2025 e padroniza nacionalmente o tempo de guarda.

Quais documentos fiscais são afetados?

A nova regra se aplica a diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos, incluindo:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);

• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);

• Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);

• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);

• CT-e Outros Serviços (CT-e OS);

• Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);

• Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);

• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).

Atenção: o prazo de prescrição tributária continua sendo de 5 anos

É importante esclarecer que esta alteração não modifica a prescrição tributária prevista no Código Tributário Nacional (CTN), que permanece em cinco anos. Ou seja, os 11 anos se referem apenas ao armazenamento dos documentos eletrônicos — uma exigência para garantir segurança jurídica e facilitar fiscalizações futuras.

Como se preparar para o novo prazo de 11 anos?

Com essa atualização, é fundamental que empresas e profissionais contábeis revisem suas práticas de armazenamento. Aqui estão algumas recomendações práticas:

1. Organização digital eficiente

• Classifique os arquivos por tipo de documento e ano de emissão;

• Utilize uma padronização de nomes de arquivos para facilitar a localização;

• Organize os documentos em pastas separadas por CNPJ, série e número da nota.

2. Backup automático e seguro

• Implemente backups regulares em nuvem e em dispositivos físicos confiáveis;

• Teste periodicamente os arquivos para garantir que estão íntegros e legíveis.

3. Utilize softwares especializados

• Adote plataformas de gestão de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) que automatizam a captura, armazenamento e consulta dos arquivos XML, conforme exigências legais.

4. Observe a legislação estadual

Embora o prazo de 11 anos seja nacional, cada estado poderá definir regras específicas sobre formatos de armazenamento. Mantenha-se atualizado com as orientações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) local.

5. Responsabilidade solidária

Tanto o emitente quanto o destinatário dos documentos fiscais devem manter seus próprios arquivos XML guardados de forma segura. Não basta confiar apenas no envio do fornecedor.

Conclusão

Essa nova exigência traz mais responsabilidade para as empresas, mas também fortalece o ambiente de compliance fiscal no país. Preparar-se agora é essencial para evitar riscos futuros!

Com informações adaptadas Site Contábil

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